Conditions générales d'abonnement à Sommet

Version du 20 octobre 2026. Les crochets [ ] marquent ce qui reste à compléter avant la première vente.

1. Parties, objet et définitions

1.1 Les présentes conditions générales (« CG ») régissent l'abonnement au logiciel Sommet entre :

• Swiss One Systems, raison individuelle de Paolo Tedesco, Impasse des Malliez 6, 1845 Noville (VD), info@swone.ch (« Swiss One Systems ») ;
• l'entreprise qui souscrit l'abonnement (« le client »).

1.2 Sommet est réservé aux entreprises et aux professionnels. Il n'est pas proposé aux consommateurs.

1.3 Les CG sont complétées par le contrat de traitement des données et par la description des mesures de sécurité de Sommet, qui en font partie intégrante. Pour tout ce qui touche aux données personnelles, le contrat de traitement des données prime sur les CG. Les conditions générales du client ne s'appliquent pas, sauf accord écrit.

1.4 Définitions :

• Sommet : le logiciel de gestion accessible en ligne à l'adresse communiquée au client, avec ses mises à jour.
• Compte : l'accès de l'entreprise cliente à Sommet, avec ses réglages et ses utilisateurs.
• Utilisateur : toute personne à qui le client donne un accès (collaborateur, fiduciaire).
• Données du client : les informations saisies, importées ou produites dans Sommet par le client et ses utilisateurs.

2. Accès, prix, durée et résiliation

2.1 Accès. Swiss One Systems ouvre le compte du client et lui remet un accès administrateur. Le client invite lui-même ses utilisateurs et choisit leur rôle. Chaque accès est personnel : il ne peut pas être partagé.

2.2 Sécurité des accès. Le client veille à ce que ses utilisateurs gardent leurs mots de passe secrets. Il active la double authentification au moins pour l'administration, la finance, les ressources humaines et la fiduciaire ; Sommet permet de l'exiger. Il retire l'accès d'une personne qui quitte l'entreprise le jour de son départ. Il prévient Swiss One Systems sans délai en cas de soupçon d'utilisation abusive.

2.3 Prix. Le prix de l'abonnement est celui de l'offre acceptée par le client : [à compléter : montant, par entreprise ou par utilisateur, par mois ou par an]. Il est facturé d'avance [mensuellement / annuellement], payable à 30 jours. Les prix s'entendent hors TVA ; à la date des CG, Swiss One Systems n'est pas assujettie à la TVA.

2.4 Retard de paiement. Après un rappel resté sans effet pendant 30 jours, Swiss One Systems peut suspendre l'accès au compte. Les données du client sont conservées pendant la suspension.

2.5 Changement de prix. Un changement de prix est annoncé par e-mail au moins 60 jours avant son entrée en vigueur. Le client peut alors résilier l'abonnement pour cette date.

2.6 Durée et résiliation. L'abonnement est conclu pour [à compléter : une durée indéterminée / une année renouvelable]. Chaque partie peut le résilier par écrit, un e-mail suffisant, [à compléter : 30 jours avant la fin d'un mois / d'une période]. Chaque partie peut le résilier avec effet immédiat pour de justes motifs, notamment une violation grave des CG, un usage illicite de Sommet ou l'insolvabilité de l'autre partie.

2.7 Remboursement. Si Swiss One Systems résilie l'abonnement sans faute du client, la part payée d'avance pour la période non utilisée est remboursée.

3. Service, données du client et sécurité

3.1 Disponibilité. Swiss One Systems s'efforce d'assurer un accès continu à Sommet, sans garantir une disponibilité ininterrompue. Les maintenances prévues sont annoncées au moins [48 heures] à l'avance et faites de préférence hors des heures de bureau. [À décider : engagement chiffré de disponibilité et compensation en cas de non-respect.]

3.2 Assistance. L'assistance est fournie par e-mail à info@swone.ch, les jours ouvrables. Swiss One Systems répond en principe dans un délai de [un jour ouvrable].

3.3 Évolution. Sommet évolue : Swiss One Systems peut ajouter, modifier ou retirer des fonctions. Le retrait d'une fonction essentielle pour le client est annoncé au moins 60 jours à l'avance ; le client peut alors résilier l'abonnement pour cette date.

3.4 Données du client. Les données du client lui appartiennent. Swiss One Systems les utilise uniquement pour fournir Sommet au client. Elle ne les vend pas, ne les utilise pas à des fins publicitaires et ne les utilise pas pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

3.5 Exportation. Le client peut exporter ses données à tout moment avec les fonctions de Sommet : journal comptable (CSV), bilan et compte de résultat (PDF), factures et offres (PDF), heures, absences et déclarations de salaires (CSV), inventaire du matériel (CSV), données personnelles d'une personne ou d'un client (ZIP). Sur demande, Swiss One Systems lui remet en outre une copie complète de ses données dans un format lisible, dans un délai de 30 jours.

3.6 Fin de l'abonnement. Le client dispose de 30 jours après la fin de l'abonnement pour exporter ses données. Swiss One Systems les efface ensuite dans un délai de 30 jours ; les copies de sauvegarde sont effacées au fil de leur rotation, au plus tard [60] jours après. Swiss One Systems ne conserve que les pièces qu'elle doit elle-même garder, comme ses propres factures au client (10 ans, art. 958f CO).

3.7 Sécurité. Swiss One Systems prend les mesures techniques et organisationnelles décrites dans le document « Mesures de sécurité », qu'elle tient à jour. Les données sont hébergées en Suisse [à confirmer à la mise en ligne : chez Infomaniak, Genève].

3.8 Protection des données. Pour les données personnelles que le client traite dans Sommet, le client est responsable du traitement et Swiss One Systems sous-traitant au sens de l'art. 9 LPD. Le contrat de traitement des données règle leurs obligations.

4. Obligations du client, responsabilité et confidentialité

4.1 Usage conforme. Le client utilise Sommet de manière licite. Il ne saisit que des données qu'il a le droit de traiter et informe les personnes concernées, notamment ses collaborateurs ; Sommet fournit des modèles de déclaration de protection des données. Il ne teste pas la sécurité de Sommet et ne cherche pas à la contourner sans l'accord écrit préalable de Swiss One Systems.

4.2 Vérification des résultats. Sommet aide à établir les factures, les salaires, les décomptes de TVA et les déclarations. Il ne remplace ni une fiduciaire ni un conseil juridique. Le client tient à jour les paramètres qui lui sont propres (taux des assurances sociales, barèmes de l'impôt à la source, taux de TVA) et vérifie les résultats avant de les utiliser, notamment avant de verser des salaires ou de déposer une déclaration. Sommet ne transmet lui-même aucune déclaration aux autorités ni aux caisses : il prépare les documents et les fichiers que le client leur remet.

4.3 Responsabilité. Swiss One Systems répond sans limite des dommages causés intentionnellement ou par négligence grave. En cas de négligence légère, sa responsabilité est limitée au montant payé par le client pendant les 12 mois précédant l'événement dommageable ; la responsabilité pour le manque à gagner et les dommages indirects est exclue. En cas de perte de données, Swiss One Systems rétablit les données de la dernière sauvegarde utilisable. Sont réservées les dispositions impératives du droit suisse.

4.4 Force majeure. Aucune partie ne répond d'un manquement dû à un événement qu'elle ne pouvait pas raisonnablement éviter, notamment une panne générale du réseau ou de l'hébergeur, une catastrophe naturelle ou une décision des autorités.

4.5 Propriété intellectuelle. Swiss One Systems conserve tous les droits sur Sommet. Le client reçoit, pour la durée de l'abonnement, un droit non exclusif et non transmissible d'utiliser Sommet pour les besoins de son entreprise.

4.6 Confidentialité. Chaque partie garde confidentielles les informations de l'autre dont elle prend connaissance, pendant l'abonnement et trois ans après sa fin. Swiss One Systems astreint au secret les personnes qui travaillent pour elle.

5. Dispositions finales

5.1 Modifications des CG. Swiss One Systems annonce toute modification des CG par e-mail au moins 60 jours avant son entrée en vigueur. Si le client ne l'accepte pas, il peut résilier l'abonnement pour cette date ; à défaut, la modification est acceptée.

5.2 Communications. Les communications entre les parties peuvent se faire par e-mail, y compris une résiliation.

5.3 Transfert du contrat. Le client ne peut pas transférer l'abonnement sans l'accord de Swiss One Systems. Swiss One Systems peut le transférer à une société qui reprend son activité, notamment lors de sa constitution en société commerciale, en l'annonçant au client au moins 30 jours à l'avance.

5.4 Nullité partielle. Si une clause est nulle ou inapplicable, les autres restent valables ; elle est remplacée par la clause valable la plus proche de ce que les parties ont voulu.

5.5 Droit applicable et for. Les CG sont soumises au droit suisse. Le for exclusif est au siège de Swiss One Systems, à Noville (VD) [à confirmer par le juriste].

Contrat de traitement des données (art. 9 LPD)

Version du 20 octobre 2026.

1. Parties, objet et durée

1.1 Le présent contrat lie le client, responsable du traitement, et Swiss One Systems, raison individuelle de Paolo Tedesco, Impasse des Malliez 6, 1845 Noville (VD), sous-traitant. Il complète les conditions générales d'abonnement à Sommet (« CG »).

1.2 Il règle le traitement de données personnelles que Swiss One Systems effectue pour le client en lui fournissant Sommet, conformément à l'art. 9 de la loi fédérale sur la protection des données (LPD). Si le règlement européen sur la protection des données (RGPD) s'applique au client, il vaut aussi contrat au sens de l'art. 28 RGPD.

1.3 Le contrat prend effet avec l'abonnement et dure jusqu'à l'effacement des données du client après la fin de celui-ci (art. 3.6 des CG).

2. Nature du traitement et données concernées

2.1 Opérations. Swiss One Systems héberge et sauvegarde les données du client, les affiche à ses utilisateurs selon leur rôle, effectue les calculs demandés (factures, salaires, TVA, soldes de vacances), produit les documents et envoie les e-mails déclenchés par le client ou ses utilisateurs.

2.2 Finalités. Le client détermine les finalités : gestion de son personnel, de ses salaires et de ses absences, facturation, comptabilité, relation avec ses clients et fournisseurs, gestion de son matériel informatique.

2.3 Données et personnes concernées.

2.4 Ce que Sommet n'enregistre pas. Sommet n'enregistre ni la position des personnes, ni leurs pauses, ni leur activité à l'écran. Le plan des bureaux n'affiche que le statut que chaque personne déclare elle-même.

3. Obligations de Swiss One Systems

3.1 Instructions. Swiss One Systems traite les données uniquement selon les instructions du client. Les CG, le présent contrat et l'utilisation de Sommet par le client et ses utilisateurs constituent ces instructions. Si une instruction lui paraît contraire au droit de la protection des données, Swiss One Systems en informe le client.

3.2 Confidentialité. Les personnes qui travaillent pour Swiss One Systems et ont accès aux données sont astreintes au secret. Elles n'y accèdent que si le service l'exige, par exemple pour une demande d'assistance du client.

3.3 Sécurité. Swiss One Systems prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées (art. 8 LPD, art. 1 à 3 OPDo), décrites dans le document « Mesures de sécurité » annexé au présent contrat. Elle peut les faire évoluer, à condition de ne pas réduire le niveau de protection.

3.4 Registre. Swiss One Systems tient le registre des activités de traitement qu'elle effectue pour ses clients (art. 12 al. 2 LPD).

3.5 Sous-traitants ultérieurs. Le client autorise Swiss One Systems à recourir aux sous-traitants suivants :

Swiss One Systems informe le client par e-mail au moins 30 jours avant d'ajouter ou de remplacer un sous-traitant. Le client peut s'y opposer pour de justes motifs ; à défaut d'accord, il peut résilier l'abonnement pour la date du changement. Swiss One Systems impose à chaque sous-traitant des obligations de protection au moins équivalentes à celles du présent contrat et répond de lui comme d'elle-même.

4. Incidents, droits des personnes et fin du contrat

4.1 Violation de la sécurité. Swiss One Systems annonce au client toute violation de la sécurité des données du client dans les meilleurs délais (art. 24 al. 3 LPD), au plus tard [24 heures] après l'avoir constatée. Elle indique ce qu'elle sait de la nature de la violation, des données et des personnes touchées, de ses conséquences et des mesures prises (art. 15 OPDo), et complète ces informations au fur et à mesure. Elle aide le client à faire, s'il y a lieu, l'annonce au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence et à informer les personnes concernées.

4.2 Droits des personnes. Sommet permet au client de répondre lui-même aux demandes des personnes concernées : export complet des données d'une personne ou d'un client, rectification, effacement ou anonymisation, consultation du journal des accès. Si une personne s'adresse directement à Swiss One Systems, celle-ci transmet la demande au client sans y répondre elle-même.

4.3 Fin du contrat. À la fin de l'abonnement, Swiss One Systems remet ou efface les données selon l'art. 3.6 des CG. Sur demande, elle confirme l'effacement par écrit.

4.4 Contrôles. Swiss One Systems fournit au client les informations nécessaires pour vérifier le respect du présent contrat, notamment le document « Mesures de sécurité » et, dès qu'il existe, le résumé du dernier test d'intrusion indépendant. Le client peut faire procéder à un contrôle une fois par an, en l'annonçant 30 jours à l'avance, à ses frais, par un contrôleur indépendant tenu au secret.

4.5 Transferts à l'étranger. Les données sont stockées et traitées en Suisse. Swiss One Systems ne les communique pas à l'étranger sans en informer le client au préalable et sans les garanties exigées par les art. 16 et 17 LPD.

4.6 Dispositions finales. La responsabilité, le droit applicable et le for sont régis par les CG. En cas de contradiction, le présent contrat prime sur les CG pour tout ce qui touche aux données personnelles.

Annexe : Mesures de sécurité de Sommet (ci-dessous).

Annexe : mesures de sécurité

Document destiné aux entreprises clientes, en annexe du contrat de traitement des données (art. 9 LPD, art. 3 OPDo). Il décrit les mesures en place dans le logiciel à la date indiquée. Les mesures qui dépendent de l'hébergement sont signalées comme telles. Il est mis à jour à chaque évolution de Sommet.

État : 20 octobre 2026 · Éditeur : Swiss One Systems

1. Accès aux comptes

• Mot de passe d'au moins 12 caractères (majuscule et chiffre, ou phrase d'au moins 20 caractères). Les mots de passe courants et ceux qui reprennent le nom, l'adresse e-mail ou le nom de l'entreprise sont refusés.
• Mots de passe enregistrés uniquement sous forme d'empreinte (scrypt, 32 Mo de mémoire par calcul, sel aléatoire) ; jamais lisibles, ni par l'éditeur. Une empreinte plus ancienne est recalculée avec les réglages actuels à la connexion suivante.
• Double authentification (code à 6 chiffres d'une application, norme TOTP), avec dix codes de secours à usage unique conservés sous forme d'empreinte. L'entreprise peut l'exiger pour l'administration, la finance, les RH et la fiduciaire, ou pour tous : tant qu'elle n'est pas activée, la personne n'accède qu'à la page de son compte.
• Le lien « mot de passe oublié » et l'acceptation d'une invitation ne remplacent pas le code de double authentification.
• Limitation des essais : 8 essais par minute et par adresse IP pour un même compte, et 10 mots de passe faux en 15 minutes par compte, quelle que soit l'adresse ; codes faux limités par connexion (5) et par compte (10 en 15 minutes) ; même temps de réponse que l'adresse e-mail existe ou non.
• Chaque changement de sécurité (mot de passe, double authentification, code de secours utilisé) est signalé par e-mail à la personne.
• Alertes de connexion par e-mail : connexion depuis un navigateur jamais utilisé pour ce compte (reconnu par un témoin aléatoire, conservé sous forme d'empreinte) ; compte suspendu après trop de mots de passe faux ; codes de vérification faux après un mot de passe juste (signe que le mot de passe est connu). Les suspensions figurent aussi dans le fil d'activité de l'administration.

2. Protection contre la fraude au paiement

• Remplacer un IBAN qui peut détourner de l'argent (IBAN de l'entreprise sur les factures, IBAN d'un fournisseur, IBAN des salaires et remboursements d'une personne) demande de retaper son mot de passe, et le code du téléphone si la double authentification est active.
• Chaque remplacement est signalé par e-mail à l'administration et à la finance (et aux RH pour un IBAN de salaire) ; la personne concernée est prévenue quand son propre IBAN change. Les e-mails ne montrent que les 4 derniers chiffres.
• Facture fournisseur avec un autre IBAN que celui connu pour ce fournisseur : alerte visible et paiement bloqué jusqu'à ce qu'une personne de la finance confirme l'avoir vérifié auprès du fournisseur ; qui et quand sont enregistrés.

3. Sessions

• Jeton de session aléatoire (256 bits), conservé côté serveur sous forme d'empreinte ; cookie inaccessible aux scripts (HttpOnly), limité au même site (SameSite) et, en ligne, transmis uniquement en HTTPS (Secure).
• Fin de session après 7 jours sans activité et, dans tous les cas, après 30 jours.
• Chaque personne voit ses appareils connectés (navigateur, système, adresse IP, dernière activité) et peut les déconnecter à distance. Un changement de mot de passe ou l'activation de la double authentification déconnecte les autres appareils.

4. Droits d'accès

• Rôles : administration, RH, finance, commercial, gestion de projet, informatique, membre de l'équipe, fiduciaire (lecture seule, sans accès au personnel ni aux salaires). Chaque fonction vérifie le rôle côté serveur.
• Données isolées par entreprise : chaque objet demandé est contrôlé comme appartenant à l'entreprise de la personne connectée, y compris les objets liés (client, projet, compte, personne).
• Principe de proportionnalité (art. 6 LPD) : un membre de l'équipe ne voit que ses propres heures, frais et fiches de salaire ; dans le calendrier d'équipe, le motif d'une absence confidentielle (maladie, par exemple) reste caché ; les e-mails des collègues sont réservés aux RH ; le fil d'activité est filtré selon le rôle.
• Export complet des données de l'entreprise réservé à l'administration, avec mot de passe (et code de double authentification) redemandé : une session ouverte ne suffit pas à tout emporter.
• Journal des accès aux salaires, aux données de paie et aux exports, tenu hors de la base (art. 4 OPDo) ; chaque personne voit qui a consulté ses données confidentielles.

5. Application web

• Politique de sécurité du contenu stricte (aucun script extérieur ni intégré à la page), protection contre les requêtes envoyées depuis un autre site (en-tête obligatoire et contrôle de l'origine), pages non affichables dans un autre site.
• En-têtes de sécurité : HSTS en ligne, isolation de la fenêtre et des ressources (COOP, CORP), aucune fuite de l'adresse vers d'autres sites (Referrer-Policy), fonctions du navigateur limitées (Permissions-Policy).
• Fichiers déposés : justificatifs limités aux vrais JPEG, PNG et PDF (contrôle du contenu, 10 Mo au plus), nom attribué par le serveur ; requêtes limitées à 20 Mo ; taille des pages et des images lues plafonnée (QR-factures).
• Exports CSV protégés contre l'exécution de formules à l'ouverture dans un tableur.
• Envoi de factures, d'offres et de rappels par e-mail plafonné à 150 par jour et par entreprise (compte détourné, envois en masse).
• Liens envoyés (invitation, mot de passe oublié, offre en ligne) : jetons aléatoires à usage limité, jamais écrits dans les journaux du serveur.
• Bibliothèques : contrôle automatique des failles publiées (base OSV) avant chaque mise à jour du serveur, qui est bloquée en cas de faille connue ; contrôle mensuel. Images de base (système et serveur web) mises à jour à chaque déploiement.

6. Hébergement (à la mise en ligne)

• Serveur virtuel en Suisse (prévu : Infomaniak), HTTPS automatique (Let's Encrypt), pare-feu limité aux ports 22, 80 et 443, mises à jour de sécurité automatiques, blocage des tentatives de connexion SSH répétées, connexion SSH par clé uniquement.
• Conteneurs verrouillés : système de fichiers en lecture seule (sauf les données), aucun privilège système, ressources bornées ; l'application n'est joignable qu'à travers le serveur web.
• Démonstration publique séparée de l'application (autre adresse), sans données réelles.

7. Sauvegarde et continuité

• Copie de la base chaque jour (14 gardées) et archive complète chaque nuit (base, justificatifs et journal des accès, 30 gardées) ; copie hors du serveur vers un stockage en Suisse (à configurer à la mise en ligne), uniquement chiffrée avant envoi : la copie est refusée si l'espace de sauvegarde n'est pas chiffré.
• Avant chaque mise à jour : archive complète, copie de la base, essai de la mise à jour sur une copie ; si l'essai échoue, la base n'est pas modifiée.
• Restauration outillée : vérification de l'intégrité de l'archive avant tout changement, état précédent conservé. Essai prévu à la mise en ligne, puis deux fois par an.

8. Incidents

• Procédure écrite (INCIDENT.md) : garder les traces, limiter les dégâts (déconnexion de tous les comptes, arrêt du service), évaluer, annoncer aux entreprises clientes dans les meilleurs délais (art. 24 al. 3 LPD), rétablir et documenter.
• L'archive de sauvegarde comprend le journal des accès aux données confidentielles ; une restauration ne le remplace jamais.

9. Protection des données

• Registre des activités de traitement, déclarations de protection des données, demandes des personnes concernées (export complet, rectification, effacement), documentation des violations de la sécurité (art. 15 OPDo), règles de conservation et d'anonymisation appliquées avec aperçu.
• Copie complète des données de l'entreprise à tout moment (tables en JSON, justificatifs, journal des accès), sans les secrets de connexion ; l'export est inscrit au journal des accès.
• À la fin de l'abonnement : effacement complet de l'entreprise (données, justificatifs, journal, comptes qui n'ont accès à aucune autre entreprise), confirmé par le nom de l'entreprise et noté dans un registre des effacements.
• Données de sécurité périmées effacées automatiquement : appareils inutilisés depuis 400 jours, sessions et liens expirés.

10. Contrôles indépendants

• Aucun test d'intrusion indépendant n'a encore été réalisé. Il est prévu sur l'installation en ligne, par une entreprise spécialisée ; son résumé sera remis aux clients qui le demandent.